En octubre, el gigante del almacenamiento de archivos y Dropbox anunciaron que cerrarían algunas de sus oficinas y que el teletrabajo pasaría a ser la forma principal de trabajo para sus 2,500 empleados. Al respecto, los responsables de la empresa explicaron en una entrada del blog « » () que «esto supone una oportunidad para que construyamos una plantilla aún más sólida y diversa, ya que contratamos a personas con antecedentes y perspectivas cada vez más variados».
A medida que la pandemia de COVID-19 se prolonga, muchas empresas están adaptándose a la nueva normalidad y valorando sus efectos positivos en la productividad y la satisfacción laboral. Según una encuesta de PricewaterhouseCoopers , titulada «June 2020 » y realizada en diversos sectores, el 83 % de los empleados afirmó que tiene previsto seguir trabajando desde casa al menos un día a la semana. La misma encuesta reveló que más de la mitad (55 %) de los empresarios prevén mantener su cultura de trabajo desde casa una vez que finalice la crisis.
Las empresas están adoptando este nuevo modelo con entusiasmo. En August 2020, , The Wall Street Journal , informó de que muchas empresas del área de la bahía de San Francisco —entre ellas Google, Twitter, Tanium y Slack— estaban permitiendo a sus empleados trasladarse a otros lugares, al adoptar un cambio más permanente hacia el teletrabajo.
Pero, ¿en qué consiste realmente el teletrabajo? Para empezar, exige a las empresas que implementen decenas de miles de dispositivos —como teléfonos inteligentes, ordenadores portátiles, ordenadores de sobremesa, impresoras y otros— para que los trabajadores puedan realizar su labor. Los departamentos de TI también deben gestionar esos «terminales digitales», como se les conoce, actualizando su software y protegiéndolos frente a las amenazas.
Además, deben hacer frente a los nuevos retos a los que se enfrentan los trabajadores. Entre ellos se incluyen el acceso inestable o no seguro a la red Wi-Fi y a Internet, así como el mantenimiento de las relaciones laborales con los compañeros, según una reciente encuesta de Slack realizada por « ». Por eso es fundamental dotar a los trabajadores de las herramientas digitales adecuadas, los procesos necesarios y el apoyo en su estilo de vida para fomentar la colaboración, la productividad y el compromiso.
«La pandemia no solo ha aumentado el interés colectivo por el teletrabajo», afirma Jim Alkove , de , director de confianza de Salesforce. «Ha transformado las concepciones tradicionales sobre la conciliación entre la vida laboral y la personal». «Las herramientas de productividad deben reflejar eso».
A continuación le presentamos cuatro formas de mantener a sus empleados que trabajan desde cualquier lugar satisfechos y productivos.
Prepárese
Algunos trabajadores ya disponían de oficinas en casa antes de que se desatara la pandemia. Muchos otros no lo hicieron, y siguen sin hacerlo. Las empresas deben atender en primer lugar sus necesidades básicas. Pandio, una empresa emergente de software empresarial de inteligencia artificial con sede en San Diego, ha enviado a sus 12 empleados escritorios para trabajar de pie, sillas, ordenadores portátiles y teléfonos inteligentes. «Ahora disponemos de flexibilidad», afirma Gideon Rubin, director general de . Las empresas más grandes, como Twitter, se ofrecieron a reembolsar a los trabajadores el coste de los escritorios, las sillas de oficina y la conexión Wi-Fi.
Además del equipo necesario para la configuración, las empresas también deberían centrarse en actualizar las aplicaciones basadas en la nube, afirma Alkove, con el fin de mantener a los trabajadores conectados y permitirles compartir fácilmente proyectos de trabajo y colaborar con sus compañeros. «Lo que antes de la pandemia era un lujo de la transformación digital, ahora se ha convertido en algo imprescindible», afirma.
Las plataformas de colaboración digital, como Zoom, Slack y Google Meet, también son imprescindibles para llevar a cabo el trabajo. No obstante, las empresas deben aprender a utilizarlas con soltura en otros procesos importantes, como la incorporación de nuevos empleados y la formación. Según Alkove, Salesforce ya está ahorrando «una cantidad inimaginable de horas y recursos» al permitir que sus 50,000 empleados accedan a Trailhead, su plataforma de formación en línea.
Alejar la imagen
Muchos trabajadores sufren «fatiga de Zoom». Y las empresas inteligentes deben realizar algunos ajustes importantes. Los directivos deberían «eliminar las reuniones recurrentes, prescindir de las reuniones de seguimiento y trasladarlas a canales digitales», afirma Brian Elliott, vicepresidente de Future Forum , un nuevo consorcio de investigación propiedad de Slack. «Ahorre tiempo al equipo para que pueda dedicarse a resolver problemas más complejos y utilícelo para fomentar la cohesión social».
Otra advertencia para los directivos: utilicen las herramientas de «análisis de personal» con prudencia. Son ideales para realizar un seguimiento de la actividad de los trabajadores y comprobar con qué frecuencia y qué herramientas digitales utilizan los equipos. Sin embargo, el software no puede sustituir a la relación humana.
«Algunos directivos pueden olvidarse de las personas y limitarse a supervisarlas a lo largo del proceso de trabajo», afirma Dana Borowka , de , directora ejecutiva de Lighthouse Consulting Services, empresa especializada en selección de personal y gestión del talento. «Eso es la sentencia de muerte». Si no se está utilizando una herramienta de colaboración, coja el teléfono y pregunte por qué.
Informática, llame a casa
No hay nada peor que estar a la espera en línea con el servicio de asistencia informática, o que su consulta — : «¿Dónde está mi nuevo portátil o el adaptador para conectar mi monitor?»— se pierda en el limbo. Para quienes trabajan a distancia, esto supone un círculo vicioso de frustración. Los departamentos de TI son «un elemento fundamental para una buena experiencia en el lugar de trabajo», señaló Jeff Spar, antiguo director de sistemas de información del Museo Metropolitano de Arte, en un número reciente de Harvard Business Review. «Si no funciona bien, todo el mundo se siente frustrado».
Parte del problema radica en que muchas empresas consideran la experiencia de los empleados como una función exclusiva de Recursos Humanos. «Eso tiene que cambiar», afirma Alkove, de Salesforce. «Lo mejor que puede hacer un director general, un director de seguridad o un responsable de TI para garantizar un entorno de trabajo desde cualquier lugar es dominar los aspectos básicos», afirma. Esto incluye mantener actualizados los dispositivos de los empleados con el software más reciente, habilitar la autenticación multifactorial y estar al día con los parches de seguridad.
La incorporación de procesos como el inicio de sesión único con autenticación multifactorial no solo aumenta la seguridad, añade Alkove, sino que «reduce las dificultades para los empleados, ya que les permite iniciar sesión una sola vez para obtener acceso fiable a toda la gama de herramientas que necesitan para realizar su trabajo».
Fichar la salida
Elliott sugiere a los empresarios que se replanteen la jornada laboral de 9-to-5 días. «Los mejores resultados se obtienen al romper con los hábitos adquiridos durante la revolución industrial», afirma. «La mayoría de las empresas se limitaron a trasladar las reuniones presenciales a videollamadas». «Esa nunca ha sido la forma más productiva de trabajar». En cambio, los responsables deberían permitir que los trabajadores establezcan el horario que mejor se adapte a sus necesidades familiares y animarles a comunicar su disponibilidad a través de herramientas de colaboración.
«Permitir a las personas tomarse descansos para alejarse del trabajo, planificar su jornada y hacer ejercicio contribuyó a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal y la productividad, redujo el estrés y mejoró el sentido de pertenencia», afirma Elliott. Añade un último consejo: «¡Desactive las notificaciones cuando no esté trabajando!»
Ilustraciones de Michelle Jacobs
