Gestión de clientes: la clave para reducir los costos de TI en la educación superior

Los departamentos de tecnologías de la información de la educación superior se enfrentan a una gran cantidad de nuevos retos. Hemos redactado esta serie de artículos para ayudarles a superar esos retos. En la primera parte de esta serie, analizamos cómo las instituciones de educación superior pueden protegerse frente a las nuevas amenazas a la ciberseguridad. (se abre en una nueva pestaña) En la segunda parte (se abre en una nueva pestaña), analizamos cómo las instituciones pueden gestionar de forma más eficaz sus redes específicas.

En este último artículo, analizaremos cómo las instituciones pueden reducir sus costes y ofrecer servicios de TI eficientes mediante una mejor gestión de los clientes. Para ello, expondremos lo siguiente:

• Por qué los departamentos de tecnologías de la información de las instituciones de educación superior se enfrentan a importantes presiones presupuestarias.
• Cómo las tecnologías de la información pueden reducir sus costes y aumentar su eficiencia.
• Las diferentes formas en que Tanium puede aliviar la presión sobre los presupuestos de TI.

Por qué los departamentos de TI de la educación superior se enfrentan a importantes presiones presupuestarias

Las instituciones de educación superior llevan años enfrentándose a problemas presupuestarios, y estas presiones no han hecho más que aumentar en los últimos 12 meses.

Si bien su modelo de tarifa fija ha mantenido sus ingresos estables o en descenso, en consonancia con el número de alumnos, los costes de las instituciones han aumentado drásticamente. La pandemia de COVID-19 no ha hecho más que acelerar estas tendencias y ha supuesto una presión financiera adicional para las instituciones.

• La matriculación sigue descendiendo: En general, la matriculación en la educación superior ha descendido un 2.9 % con respecto al año anterior. La matriculación de nuevos estudiantes parece ser la más afectada, con un descenso del 4.5 % en la matriculación de grado y del 13 % en la matriculación de estudiantes de primer curso de la Escuela de Medicina de la Universidad de California ( ) (se abre en una nueva pestaña) .
• Los costes de recuperación podrían ser un 4 -5x % superiores a lo previsto: En 2020, las instituciones estadounidenses solicitaron 46.6 000 millones de dólares para cubrir los costes derivados de la pérdida de ingresos y la reapertura de sus campus (se abre en una nueva pestaña). Esas estimaciones han alcanzado ya los 183 000 millones de dólares. (se abre en una nueva pestaña)
• Se están recortando los presupuestos: Durante el último año, las instituciones estadounidenses han cerrado carreras completas, han despedido a profesores titulares y han eliminado más de 300 000 puestos de trabajo no docentes, lo que ha dado lugar a una situación en la que «nada está fuera de los límites» para cumplir con los recortes presupuestarios. (se abre en una nueva pestaña)

Todos estos retos financieros se traducen en presiones presupuestarias para el departamento de TI, donde los equipos de seguridad y operaciones deben encontrar la forma de hacer más con menos, así como gestionar de manera eficiente su infraestructura y protegerla frente a la nueva oleada de ataques.

Lamentablemente, los equipos de TI de las instituciones de educación superior suelen ser ineficaces por una serie de motivos habituales.

A menudo:

1. Recurre a un número considerable de procesos manuales.
2. Prestar un alto nivel de asistencia técnica a los usuarios finales en relación con los problemas de rendimiento.
3. Utilice herramientas multipunto, cada una con sus propias licencias y equipos.
4. Mantener la infraestructura local para gestionar sus herramientas de gestión y seguridad.
5. Abone el coste de las aplicaciones para usuarios finales que no se utilizan lo suficiente como para justificar su gasto.

Para hacer frente a las presiones presupuestarias, los departamentos de TI deben encontrar la forma de superar estos retos, eliminar estas ineficiencias y reducir sus costes sin sacrificar el rendimiento.

A continuación les explicamos cómo pueden hacerlo.

Cómo los equipos de TI del ámbito de la educación superior pueden reducir costes y aumentar la eficiencia mediante la gestión de clientes

Para reducir sus costes sin mermar el rendimiento, los equipos de TI de las instituciones de educación superior deben ser capaces de llevar a cabo tareas clave de gestión de clientes. Deben ser capaces de:

1. Optimizar y automatizar el mayor número posible de sus procesos, especialmente en lo que se refiere a tareas rutinarias que requieren mucho tiempo, como la aplicación de parches, la actualización y la configuración de los activos.
2. Supervise de forma continua los datos de rendimiento de los usuarios finales para identificar problemas y resolverlos de forma proactiva en toda la red antes de que se conviertan en incidencias de asistencia técnica.
3. Reduzca el número de herramientas del entorno sustituyendo las herramientas específicas que realizan determinadas funciones por un número mínimo de plataformas integrales.
4. Sustituya las herramientas obsoletas que requieren una infraestructura local por herramientas modernas y distribuidas que aprovechan una arquitectura distribuida, basada en la nube y sin servidores.
5. Catalogue las aplicaciones de los usuarios finales de la red, supervise los niveles de uso de cada licencia de aplicación y recupere las licencias que no se utilicen con frecuencia (o que no se utilicen en absoluto).

Para llevar a cabo estas medidas, las instituciones deben centrarse en unas cuantas acciones fundamentales.

• Mejore la visibilidad de los dispositivos finales. Muchas de estas ineficiencias se deben a que los equipos de TI de las instituciones de educación superior no tienen una visión clara de lo que ocurre en su entorno ni de cuánto cuesta. A menudo carecen de información sobre su hardware, su software, los niveles de uso y los problemas de rendimiento; además, recabar datos significativos sobre cualquiera de estos aspectos suele suponer un proceso que requiere mucho tiempo y resulta costoso.
• Modernizar y consolidar las herramientas. Además, las instituciones suelen contar en su entorno con muchas más herramientas y aplicaciones para el usuario final de las que realmente necesitan. Cada una de estas herramientas y aplicaciones conlleva sus propias cuotas de licencia, requiere su propia infraestructura y exige una gran cantidad de personal para su funcionamiento o mantenimiento.

La mayoría de estos retos tienen una misma causa subyacente: muchos departamentos de TI del ámbito de la educación superior siguen utilizando herramientas obsoletas para gestionar a los clientes. Estas herramientas heredadas se desarrollaron para proporcionar visibilidad y control sobre un conjunto reducido, estático y sencillo de terminales que se encontraban en las propias instalaciones. Por lo general, no logran ofrecer resultados eficientes ni eficaces en el contexto actual de dispositivos finales numerosos, dinámicos, diversos y distribuidos.

Si un departamento de TI no es capaz de gestionar una red de forma eficiente y hacer frente a las presiones presupuestarias, debería plantearse sustituir sus herramientas obsoletas por soluciones modernas de gestión y seguridad de terminales, diseñadas específicamente para las redes actuales y su gran número de terminales.

Soluciones como , Tanium (se abre en una nueva pestaña),y .

Cómo pueden utilizar Tanium para llevar a cabo una gestión de clientes eficaz y eficiente

Gracias a Tanium, los equipos de TI del ámbito de la educación superior pueden aumentar rápidamente su eficiencia, reducir sus costes y hacer frente a las presiones presupuestarias.

Con Tanium, pueden:

1. Optimice y automatice numerosas tareas de gestión y seguridad de los terminales, al tiempo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para llevar a cabo los procesos manuales restantes.
2. Supervisar y resolver de forma proactiva los problemas de rendimiento de los usuarios finales, reducir el tiempo medio de reparación (MTTR) y disminuir el número de incidencias de asistencia técnica, al tiempo que se facilita su resolución.
3. Sustituir la mayor parte de sus herramientas de gestión y seguridad de terminales por una única plataforma unificada que se integre perfectamente con otras soluciones modernas para terminales.
4. Sustituya cientos o miles de servidores por una única instancia distribuida de Tanium, un agente que puede ejecutarse mediante una opción de implementación 100 % basada en la nube y sin servidores.
5. Elabore un catálogo en tiempo real del hardware y el software del entorno, supervise continuamente sus niveles de uso y recupere los activos infrautilizados.

Tanium proporciona a los equipos de TI las capacidades fundamentales que necesitan para llevar a cabo estas acciones, aumentar su eficiencia y reducir sus costes.

• Visibilidad de los terminales con Tanium. Cuando las organizaciones implementan Tanium por primera vez en su entorno, suelen descubrir un 10–20 % más de activos de los que creían tener. A continuación, Tanium ofrece una visibilidad completa y en tiempo real de su hardware, software, niveles de uso y problemas de rendimiento, todo ello a través de una única fuente de información fiable.
• Gestión y seguridad modernas y unificadas de los dispositivos finales con Tanium. Además, Tanium agrupa la mayoría de las funciones de gestión y seguridad de los terminales en una única plataforma con una vista unificada que comparten tanto los equipos de operaciones como los de seguridad, lo que reduce considerablemente el tiempo y el esfuerzo necesarios para realizar la mayoría de las tareas.

Gracias a Tanium, un departamento de TI de una institución de educación superior pudo:

• Sustituya las herramientas para terminales 4 y 5 por una única plataforma unificada.
• Ahorre una cantidad considerable de dinero cada año solo en concepto de cuotas de licencia.
• Reducir considerablemente los recursos humanos necesarios para llevar a cabo tareas críticas, como la aplicación de parches, lo que reduce aún más los gastos generales derivados de la gestión y la protección de sus activos.

Gracias a Tanium, los equipos de TI del ámbito de la educación superior pueden mejorar sus capacidades de gestión y seguridad de los terminales, al tiempo que aumentan la eficiencia, reducen los costes y hacen frente a las presiones presupuestarias.

Supere los retos de su institución con Tanium

En esta serie, hemos compartido las mejores prácticas sobre cómo las instituciones de educación superior pueden mejorar sus medidas de ciberseguridad, gestionar mejor sus activos y redes específicos y reducir sus costes, así como la forma en que Tanium puede ser la clave para superar estos retos.

Póngase al día con los artículos anteriores de esta serie:

1. Ciberseguridad de los dispositivos finales en la educación superior: cómo hacer frente a las dos mayores amenazas actuales (se abre en una nueva pestaña)
2. Gestión de clientes en la educación superior: cómo tomar el control de las redes actuales (se abre en una nueva pestaña)

Descubra cómo tomar el control del entorno informático de su institución y obtener una visión en tiempo real de sus dispositivos finales con la solución de gestión de clientes de Tanium, « ». (se abre en una nueva pestaña)