Los gobiernos estatales y locales se están adaptando a una situación en la que la plantilla trabajará de forma distribuida a largo plazo, y las instituciones educativas se están preparando para una posible enseñanza a distancia en otoño. Estos cambios conllevan una mayor necesidad de servicios digitales, infraestructura informática y formación.
Al mismo tiempo, la pandemia está provocando recortes presupuestarios y suspensiones temporales de empleo en las administraciones estatales y locales, así como en las instituciones educativas de todo el país.
Siempre hemos pedido al Gobierno que «haga más con menos», y esto será aún más evidente en el futuro. Tenga en cuenta que, según , el 88 % de los dirigentes municipales prevé un déficit presupuestario. Aproximadamente la mitad de los directores de sistemas de información (CIO) estatales y locales prevén que la financiación destinada a las tecnologías de la información disminuya este año. Muchas instituciones educativas están recortando entre el 5 y el 30 por ciento de sus presupuestos.
Todas las organizaciones del sector público tienen la responsabilidad de recuperar la mayor cantidad de dólares posible para compensar los déficits presupuestarios y las reducciones temporales previstas de plantilla, así como para satisfacer nuevas necesidades. Las medidas de reducción de costes a corto plazo resultan sencillas, pero la planificación de la optimización de costes a largo plazo mediante la colaboración entre equipos resulta más complicada.
En este contexto, el departamento de TI ofrece un importante potencial de ahorro de costes, así como una oportunidad para impulsar la eficiencia a largo plazo mediante la eliminación de tecnologías y procesos obsoletos, la obtención de una mayor visibilidad de los recursos de la organización y la centralización y consolidación de las operaciones y la seguridad.
Comprender y simplificar el entorno informático
Con demasiada frecuencia, una organización adquiere un nuevo producto para resolver cada nuevo problema. Este enfoque da lugar a redundancias, desperdicio y un entorno complejo, a menudo con silos de datos aislados en aplicaciones que no se comunican entre sí. Los responsables acaban teniendo una visión incompleta del entorno general, lo que da lugar a un mayor gasto excesivo.
Los equipos deben poder identificar las herramientas tecnológicas de las que disponen y, lo que es más importante, comprender SI la organización está utilizando dichas herramientas y de qué manera. Por lo general, una agencia o institución educativa puede ahorrar una cantidad considerable de dólares de forma continuada al agrupar herramientas similares y eliminar aquellas que ya no necesita, lo que supone un ahorro en los costes de licencia, actualización, mantenimiento y asistencia técnica.
Además, dado que las instituciones gubernamentales y educativas se enfrentan a unas demandas cada vez mayores con menos personal, los equipos deberán incorporar la automatización y la optimización de los servicios. Esto podría implicar la creación de flujos de trabajo digitales que agilicen y simplifiquen las tareas rutinarias. Por ejemplo, podría significar ofrecer la posibilidad de reiniciar, reparar o reinstalar fácilmente otras herramientas para una plantilla distribuida sin necesidad de abrir un ticket ni de contar con la ayuda de un operador. De este modo, los equipos de TI podrán centrar su atención en los proyectos prioritarios. A medida que se implementan los servicios digitales mediante una plataforma común, los responsables adquieren una mejor comprensión de las tendencias y la capacidad de identificar nuevas oportunidades para mejorar los flujos de trabajo y reducir los costes.
Consolidar y centralizar las operaciones
A medida que las administraciones estatales y locales, así como las instituciones educativas, reflexionen sobre el camino a seguir (dadas las presiones presupuestarias y las nuevas exigencias), muchas de ellas se reestructurarán para sobrevivir. Por ejemplo, si hoy en día un sistema universitario estatal cuenta con 13 campus, suele haber 13 departamentos de informática.
Esto significa que es probable que tengan en funcionamiento 13 sistemas de información de recursos humanos. Trece sistemas de correo electrónico distintos, cientos de herramientas de colaboración y, muy probablemente, software y hardware adquiridos por un departamento distinto al de TI del que nadie tiene constancia.
Lo mismo ocurre con la adquisición de tecnología a nivel estatal y local: está muy descentralizada.
En todos los casos, existe una importante oportunidad de ahorro de costes mediante la mejora de la visibilidad de las herramientas tecnológicas y la infraestructura, la eliminación de las herramientas que no se utilizan y la reducción del uso de herramientas redundantes entre departamentos o centros. Un entorno más sencillo y centralizado resulta más fácil de gestionar (y más económico).
Tenga en cuenta el Sistema Integrado de Información Presupuestaria (IBIC) del Estado de Carolina del Norte, gestionado de forma centralizada por la Oficina de Planificación y Presupuesto ( ),. El IBIC ofrece un espacio de trabajo común para que los organismos estatales y la Oficina de Gestión Presupuestaria del Estado lleven a cabo las actividades de planificación, elaboración y ejecución presupuestarias.
El Estado de Ohio migró el 90 % de su infraestructura informática a la nube y aumentó la adopción de servicios compartidos en el ejercicio fiscal 2012. Como resultado, en los últimos años el Estado ha logrado un ahorro documentado de más de 162 millones de dólares.
El presidente del Sistema Universitario de Wisconsin, Ray Cross, ha anunciado recientemente un plan estratégico de reestructuración propuesto por la « » ( ) que permitiría racionalizar los programas de titulación duplicados en todos los campus estatales antes del otoño de 2021 y centralizar las funciones de TI, recursos humanos y administración para crear un modelo de educación en línea para todo el sistema.
Reforzar la seguridad
Como sabemos, la nueva distribución de la plantilla también conlleva un mayor riesgo cibernético. Cuantos más dispositivos, más posibles puntos de fallo.
En un entorno tradicional y descentralizado, los responsables suelen tener una visibilidad limitada de sus terminales, además de (por lo general) sufrir una sobrecarga de datos debido a una cantidad abrumadora de alertas de seguridad. Los equipos de operaciones y de seguridad necesitan una plataforma que elimine los silos de datos e información y que contribuya a garantizar que ambos equipos utilicen datos coherentes y precisos en todos los ámbitos.
Los líderes deben ser capaces de identificar y hacer frente rápidamente a las amenazas más acuciantes. La falta de visibilidad de la red genera vulnerabilidades desconocidas y dificulta la evaluación de riesgos por parte de los equipos de TI, lo que aumenta la probabilidad de que se produzca una filtración. Las puntuaciones de riesgo son elementos dinámicos y, sobre todo en el nuevo entorno laboral distribuido, deben basarse en datos en tiempo real para proteger el entorno de la organización y su vulnerabilidad general.
Cómo llegar de aquí a allí
Tanium ofrece una gestión unificada de terminales para ayudar a las organizaciones a obtener la visibilidad necesaria para optimizar los costes de TI, consolidar las operaciones y la seguridad informática, y mejorar el valor empresarial. A diferencia de las herramientas más antiguas y de las soluciones puntuales de alcance limitado, Tanium proporciona datos exhaustivos y precisos en tiempo real. En consecuencia, las administraciones estatales y locales, así como las instituciones educativas, pueden:
- Recuperar los activos infrautilizados. Ayude a localizar y gestionar rápidamente los activos de hardware y software, y cree un inventario exhaustivo para supervisar y optimizar las necesidades de software, así como para contribuir a reducir los gastos innecesarios.
- Consolide y ahorre con una plataforma moderna. Contribuya a eliminar las tecnologías obsoletas y a reducir las herramientas puntuales innecesarias, así como la infraestructura necesaria para su funcionamiento. Los responsables de TI pueden unificar la gestión y la seguridad de los terminales en una única consola y ofrecer a los departamentos de presupuesto y a otras partes interesadas clave datos precisos y útiles para ayudar a maximizar la eficiencia, minimizar los riesgos y asumir el control.
- Reduzca los costes de asistencia técnica. Contribuya a garantizar una supervisión y resolución proactivas de los problemas de rendimiento que afectan a los usuarios finales, aliviando así la carga de trabajo de los recursos de soporte informático. Los equipos de TI pueden mejorar la toma de decisiones en materia de TI en torno a iniciativas críticas de cambio de software, gestionar de forma inteligente los ciclos de vida del hardware utilizando datos históricos para evaluar la necesidad de renovaciones de hardware y reducir el tiempo medio de reparación y el número de incidencias, mejorando así la productividad en el lugar de trabajo.
Una estrategia eficaz de TI y seguridad comienza por lo básico: la visibilidad y el control en todo su entorno. Sin embargo, sentar unas bases sólidas no es tarea fácil, y los responsables de la toma de decisiones en los ámbitos de las tecnologías de la información y las finanzas necesitan un entorno moderno que les ayude a ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que se reducen las interrupciones.
¿Le interesa ver cómo funciona Tanium? Programe una demostración e individual o hable con nuestros expertos en Tanium en nuestros próximos eventos: .
