Tener que lidiar con personas o departamentos que «se han salido del guion» forma parte integrante de la gestión de un entorno informático amplio y complejo. La «TI en la sombra» es una realidad, pero eso no significa que no haya medidas que pueda tomar al respecto. Todo comienza por comprender las causas subyacentes y los factores desencadenantes. Estas son las seis razones principales por las que existe y sigue persistiendo.
1. Falta de visión
Una traducción moderna de un antiguo proverbio dice: «Donde no hay visión, la gente se descontrola». Cuando a los departamentos o líneas de negocio (LoB) de una organización no se les proporciona una orientación o una visión claras, se crean las suyas propias. A falta de una visión clara, no hay objetivos a los que ajustarse. Al igual que en la «falacia del tirador de Texas», los departamentos trazarán una diana en torno a los objetivos que hayan alcanzado.
2. Visión doble
Esto puede resultar casi peor que carecer de visión alguna y garantizará la aparición de múltiples departamentos de TI paralelos. Las prioridades y los objetivos contrapuestos que no se ajustan a los objetivos de la empresa ni a normas y políticas claras dan lugar a una mentalidad del tipo «gestiónelo como si fuera suyo». No se logran las eficiencias; un solo departamento no puede aprovechar la escala de la empresa en su conjunto.
Si no se controla esta situación, los distintos departamentos crearán sistemas y recursos redundantes, procesos duplicados o incoherentes y una falta de normas, lo que aumentará el coste del presupuesto global de TI. Esta constatación se produce con extrema rapidez (y a un alto coste) tras una interrupción grave del servicio, un incidente de ciberseguridad o una auditoría regulatoria.
3. La falta de servicios y de flexibilidad
Los servicios que necesita una línea de negocio concreta no están disponibles, se consideran inadecuados o no se prestan con la rapidez o de la forma necesarias. Esto puede deberse a que la empresa cuente con presupuestos de TI limitados, no disponga de personal suficiente o tenga que hacer frente a una elevada deuda técnica.
Cuando se enfrentan a una respuesta lenta o a sistemas obsoletos o poco flexibles, las unidades de negocio internas presionarán para que se desarrolle o se adquiera un sistema, dispositivos o software que se adapte mejor a sus necesidades. Es importante señalar que el coste inicial no es más que una pequeña parte de lo que se necesita para el funcionamiento y el mantenimiento, por lo que acabará surgiendo un departamento de TI paralelo. ¿Alguien quiere cachorros «gratis»?
4. Falta de concienciación
Las empresas que cuentan con normas y políticas claras en materia de servicios informáticos pueden verse afectadas por la aparición de una «TI en la sombra» debido a un desconocimiento de dichas políticas. Por el contrario, puede haber usuarios que, de forma intencionada y deliberada, eludan al departamento de TI de la empresa. Si no se garantizan el cumplimiento de dichas políticas, los departamentos de TI paralelos seguirán prosperando.
5. Necesidades especiales
Hay ocasiones en las que las necesidades de un grupo son tan específicas que puede resultar conveniente contar con un departamento de TI especializado que justifique el coste y los gastos adicionales. Podría tratarse de operaciones especiales o de investigación que requieran equipos y programas informáticos que deban someterse a un estricto control.
Asimismo, los departamentos de alta sensibilidad que requieren un control de acceso muy estricto pueden generar riesgos indeseados si interviene el departamento central de TI. Son poco frecuentes, pero existen. Debido al elevado riesgo que conllevan, suelen ser zonas muy costosas de gestionar.
6. Política
Es lamentable, pero lo oímos a menudo: «esto no es un “problema técnico”, sino más bien un problema de “capa 8”, que es una referencia sarcástica a las “7 capas del modelo OSI» (un marco universal de redes). Las intrigas organizativas internas pueden acabar con la vitalidad de cualquier empresa.
Tanto las personas como los grupos de personas pueden llegar a ser tóxicos. Los egos desmesurados pueden dar lugar a la creación de «feudos» y situaciones similares, lo que, sencillamente, conduce a la fragmentación de los departamentos de TI. Este deseo humano de autonomía y autoridad suele dar lugar a múltiples reinos minifeudales.
Estas son nuestras seis razones por las que las tecnologías de la información siguen siendo motivo de frustración. ¿Cuáles son los suyos? ¿Son los impulsores de la «TI en la sombra» el verdadero problema, o lo son aquellos a quienes se ha encomendado la supervisión del entorno informático? ¿Cuál es su experiencia?