Con el espectacular aumento del teletrabajo en los últimos años, muchos de nosotros estamos trabajando, de hecho, más horas, pasando de una plataforma de comunicación a otra, aprendiendo a manejar nuevos sistemas sobre la marcha y esforzándonos por resolver nuestros propios problemas técnicos.
Todo ello está dando lugar a un nuevo tipo de agotamiento.
Además, está centrando de nuevo la atención en la experiencia digital de los empleados (DEX) , así como en las herramientas necesarias para supervisarla, gestionarla y mejorarla., y las herramientas necesarias para supervisarla, gestionarla y mejorarla., y las herramientas necesarias para supervisarla, gestionarla y mejorarla., y las herramientas necesarias para supervisarla, gestionarla y mejorarla., y las herramientas necesarias para supervisarla, gestionarla y mejorarla., y las herramientas necesarias para supervisarla, gestionarla y mejorarla., y las herramientas necesarias para supervisarla, gestionarla y mejorarla., y las herramientas necesarias para supervisarla, gestionarla y mejorarla., y las herramientas necesarias para supervisarla, gestionarla y mejorarla., y las herramientas necesarias para supervisarla, gestionarla y mejorarla., y las herramientas
Según McKinsey, casi el 60 % de los empleados trabajan desde casa al menos un día a la semana, y más del 30 % lo hacen a tiempo completo de forma remota. Sin embargo, lo que ahorramos en tiempo de desplazamiento lo compensamos con creces con jornadas laborales más largas. Y parece que esto está pasando factura: el informe « 2022 WorkForces» de Aflac reveló que seis de cada 10 trabajadores estadounidenses presentaban síntomas de agotamiento de moderado a grave. Gallup estima que al menos la mitad de la población activa de Estados Unidos está practicando la «renuncia silenciosa», es decir, no se está esforzando al máximo en su trabajo. El coste de la pérdida de productividad derivada de la falta de compromiso de los empleados es enorme; según Gallup, supone un gasto de unos 7.8 billones de dólares para la economía mundial.
Según la Dra. Jacinta Jiménez, vicepresidenta de innovación en coaching de BetterUp, una plataforma de coaching en liderazgo, tradicionalmente ha sido una combinación de factores la que ha contribuido al agotamiento de los empleados . Menciona la sobrecarga de trabajo, la falta de control, la insuficiencia de los mecanismos de recompensa, los altos niveles de conflicto en el lugar de trabajo, las desigualdades en la carga de trabajo o en la remuneración, y unos valores organizativos que no se ajustan a los de los empleados.
Sin embargo, otros factores clave son los niveles más elevados de estrés, frustración y distracción. Las herramientas diseñadas para ayudar a los trabajadores a distancia a ser más productivos, al ponerlos en contacto con sus compañeros de oficina, suelen tener el efecto contrario, ya que los abruman con notificaciones.
Los estudios realizados por la Dra. Gloria Mark, profesora de informática en la Universidad de California en Irvine, revelaron que los empleados cambian de tarea una media de 566 veces al día y que, por lo general, se tarda 25 minutos o más en retomar una tarea tras haber sido interrumpidos.
¿Qué pueden hacer las organizaciones al respecto? Aunque no existe una solución milagrosa, las empresas pueden facilitar la vida laboral a sus empleados reduciendo las distracciones innecesarias, consolidando sus herramientas de colaboración y modificando las expectativas sobre lo que significa «estar en el trabajo».
Mejorar la experiencia digital de los empleados, anticiparse a los problemas y automatizar las soluciones
According to a 2023 survey by workplace experience management firm Qualtrics, 38 percent of employees are experiencing symptoms of burnout due to ineffective processes and systems. A menudo se ven afectados por una serie de problemas técnicos, pero, a menos que el problema sea tan grave que les obligue a llamar al servicio de asistencia, suelen soportarlo en silencio. El espectacular aumento del número de trabajadores a distancia en los últimos tres años no hace sino agravar el problema: en la habitación de invitados no hay ningún «Genius Bar» donde puedan llevar sus ordenadores portátiles a reparar.
«. Es una pesadilla intentar recordar dónde vio ese documento que le enviaron: ¿fue en Slack, en un chat de Zoom, por correo electrónico o por mensaje de texto?»James Brogan, director ejecutivo de PepTalk
Las plataformas DEX, un tipo de software relativamente nuevo, pueden ayudar a aliviar parte de esa presión, señala Karyn Price, directora del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Frost & Sullivan.
Estas plataformas combinan información técnica (uso y fiabilidad de los dispositivos finales y las aplicaciones) con el análisis de opiniones (preguntando a los empleados qué piensan y cómo se sienten) para identificar y resolver los problemas digitales antes de que se conviertan en dificultades a largo plazo.
Los sistemas DEX permiten a los equipos de TI supervisar y gestionar las interacciones diarias de los empleados con las herramientas digitales de su lugar de trabajo, lo que les permite ofrecer un soporte más eficaz. Mediante la recopilación y el análisis de datos de telemetría procedentes de redes, dispositivos y aplicaciones, estos sistemas pueden detectar problemas habituales, enviar notificaciones o proporcionar soluciones automatizadas en tiempo real.
Si se detecta una situación concreta —por ejemplo, una disminución del rendimiento debido a que hay varias instancias de una aplicación ejecutándose en segundo plano—, el empleado recibe una alerta en la que se describe el problema y se le ofrece una solución, que puede aceptar para resolverlo por sí mismo. Algunos productos DEX pueden avisar a los usuarios de forma proactiva cuando sus discos duros están a punto de llenarse, lo que les permite eliminar archivos innecesarios con solo hacer clic en un botón, o detectar cuándo su software antimalware ha dejado de funcionar y restaurarlo automáticamente.
[Lea también: 4 pasos para desarrollar una estrategia de experiencia digital del empleado (DEX)]
Además, el equipo de TI puede conocer la opinión de los empleados sobre estas intervenciones mediante las funciones de análisis de opiniones que ofrece el software DEX. Algunas herramientas plantean preguntas a los trabajadores en pleno desarrollo de una actividad; otras envían a los empleados encuestas posteriores a la resolución del problema (se abre en una nueva pestaña) para determinar si las medidas adoptadas por el empleado, el departamento de TI o el servicio de asistencia técnica han resultado eficaces. Los datos recopilados pueden utilizarse para mejorar la experiencia digital de los empleados (por ejemplo, ofreciendo formación o soluciones adicionales en el futuro) y para informar al servicio de asistencia técnica de las oportunidades perdidas, es decir, de aquellos casos en los que podrían mejorar el uso de la tecnología y los servicios que prestan.
Su experiencia digital como empleado debería caracterizarse por menos interrupciones y una mayor comunicación
La abrumadora variedad de herramientas de colaboración, impulsada por el aumento del número de trabajadores a distancia, ha generado riesgos adicionales de ciberseguridad y —para los empleados— una nueva fuente de estrés.
Una encuesta realizada a 2,000 empleados estadounidenses por GoTo, proveedor de una plataforma de colaboración a distancia, reveló que el 56 % utiliza tres o más herramientas para colaborar en el trabajo. Seis de cada 10 afirman que tener que cambiar de herramienta les dificulta realizar su trabajo.
«Consolidar las herramientas utilizadas para las comunicaciones internas puede resultar de gran ayuda», afirma James Brogan, director ejecutivo de PepTalk, una plataforma que permite a los equipos colaborar mejor entre sí.
«La abundancia de herramientas de productividad ha dado lugar, como era de esperar, a una menor productividad», señala. «Es una pesadilla cuando intenta recordar dónde vio ese documento que le enviaron: ¿fue en Slack, en un chat de Zoom, por correo electrónico o por mensaje de texto?»
«La verdadera clave para una colaboración eficaz es la comunicación», añade Brogan. Los responsables deben mantener conversaciones continuas con sus empleados sobre su experiencia laboral, y no solo cada trimestre o cada año.
«Hay que evaluar en qué medida las personas se sienten con energía, distraídas o agotadas», afirma. «Ya no basta con preguntar a las personas cómo se encuentran cuatro veces al año». «Debe preguntar con mayor frecuencia y demostrar que se están tomando medidas en función de la sinceridad de los interesados».
El papel de la cultura corporativa en la experiencia digital de los empleados
Existen otras medidas de sentido común que las empresas pueden adoptar para aliviar la carga que soporta su personal. Acortar las reuniones, configurar avisos que recuerden a las personas que deben tomarse descansos y utilizar la técnica de «time blocking» para reservar franjas horarias en las que no se permitan distracciones son medidas que pueden resultar de gran ayuda, afirma Jiménez, de BetterUp.
Fomentar el bienestar de los empleados, por ejemplo, mediante el uso de aplicaciones de meditación, también puede mejorar tanto la moral como la productividad de los empleados. Esto beneficia tanto a la empresa como a su personal.
«Los empleados con mayor bienestar tienen cinco veces más probabilidades de ser calificados como los de mejor rendimiento, presentan una productividad un 25 % superior y un compromiso un 34 % mayor», añade Jiménez.
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En definitiva, el cambio más importante tiene que ser de carácter cultural. Las empresas deben rebajar sus expectativas sobre lo que significa «estar en el trabajo» y adoptar las comunicaciones asíncronas, afirma Price. No pueden esperar que la gente esté pegada al ordenador 12 horas al día ni que responda de inmediato a todos los mensajes de Slack.
«Las empresas deben depositar más confianza en su personal», afirma. «Si los empleados están cumpliendo sus objetivos de rendimiento, crear un entorno en el que se les permita “desconectarse” contribuirá a aliviar el estrés y las distracciones que puede provocar la tecnología».
