Con el drástico aumento del trabajo remoto en los últimos años, muchos de nosotros estamos trabajando más horas, repuntando entre plataformas de comunicación, aprendiendo nuevos sistemas sobre la marcha y luchando por solucionar nuestros propios problemas tecnológicos.
Todo se está sumando a un nuevo tipo de agotamiento.
También está enfocando una atención renovada en la experiencia digital del empleado (DEX) y las herramientas necesarias para monitorearla, gestionarla y mejorarla.
Según McKinsey, casi el 60 por ciento de los empleados trabajan en casa al menos un día a la semana y más del 30 por ciento son remotos a tiempo completo. Pero lo que ahorramos en los tiempos de viaje al trabajo, más que maquillaje para con días de trabajo más largos. Y parece estar afectando: el informe de 2022 WorkForces de Aflac descubrió que seis de cada 10 trabajadores estadounidenses tenían sentimientos de agotamiento de moderado a grave. Gallup estima que al menos la mitad de la fuerza laboral de los EE. UU. está “renunciando silenciosamente”, lo que le da menos que su máximo esfuerzo en sus trabajos. El costo de la pérdida de productividad de los empleados no comprometidos es enorme; según Gallup, ahorra unos 7.8 billones de dólares de la economía global.
Una combinación de factores tradicionalmente han contribuido al agotamiento de los empleados, dice el Dr. Jacinta Jiménez, Vicepresidente de Innovaciones de Entrenamiento en BetterUp, una plataforma de entrenamiento de liderazgo. Cita sobrecarga laboral, falta de control, mecanismos de recompensa insuficientes, altos niveles de conflicto en el lugar de trabajo, desigualdades en la carga de trabajo o el pago y valores organizacionales que no se alinean con los de los empleados.
Pero otros factores clave son niveles más altos de estrés, frustración y distracción. Las herramientas diseñadas para ayudar a los trabajadores remotos a ser más productivos al conectarlos con sus colegas de oficina a menudo hacen lo contrario, abrumándolos con notificaciones.
Los estudios de la Dra. Gloria Mark, profesora de informática de la Universidad de California en Irvine, revelaron que los empleados cambian de tarea un promedio de 566 veces al día y que, por lo general, las personas tardan 25 minutos o más en volver a una tarea después de ser interrumpidas.
¿Qué pueden hacer las organizaciones al respecto? Si bien no hay una ventaja, las empresas pueden facilitar la vida laboral de sus empleados al reducir las distracciones innecesarias, consolidar sus herramientas de colaboración y cambiar las expectativas sobre lo que significa estar “en el trabajo”.
Para mejorar la experiencia digital del empleado, anticipar problemas, automatizar soluciones
Según una encuesta 2023 realizada por la firma de gestión de experiencia en el lugar de trabajo Qualtrics, el 38 por ciento de los empleados están experimentando síntomas de agotamiento debido a procesos y sistemas ineficaces. A menudo sufren una variedad de molestias digitales, pero a menos que la molestia sea tan mala que necesiten llamar al centro de asistencia, el sufrimiento a menudo sucede en silencio. El aumento drástico de los trabajadores remotos en los últimos tres años solo exacerba el problema: no hay una barra genial en la habitación del huésped donde puedan arreglar sus computadoras portátiles.
“Es una pesadilla cuando intenta recordar dónde vio ese documento que se compartió con usted: ¿era en Slack, un chat, correo electrónico o texto de Zoom?”James Brogan, director ejecutivo de PepTalk
Un tipo de software relativamente nuevo, las plataformas DEX, puede ayudar a aliviar parte de ese estrés, señala Karyn Price, director de la industria en Tecnología de la Información y las Comunicaciones para Frost & Sullivan.
Estas plataformas combinan información técnica (uso y confiabilidad endpoint y aplicaciones) con análisis de sentimientos (preguntar a los empleados qué están pensando y sintiendo) para identificar y abordar problemas digitales antes de que se conviertan en problemas a largo plazo.
Los sistemas DEX permiten a los equipos de TI monitorear y gestionar las interacciones diarias de los empleados con las herramientas digitales en su lugar de trabajo, brindando así un soporte más efectivo. Al recopilar y analizar datos de telemetría de redes, dispositivos y aplicaciones, estos sistemas pueden detectar problemas comunes, enviar notificaciones o proporcionar correcciones automatizadas en tiempo real.
Si se detecta una condición en particular, por ejemplo, el rendimiento se ralentiza porque hay varias instancias de una aplicación que se ejecuta en segundo plano, el empleado recibe una alerta que describe el problema con una oferta para solucionarlo, que puede aceptar para autocorregir el problema. Algunos productos DEX pueden advertir a las personas proactivamente cuando sus discos duros están casi llenos, permitiéndoles eliminar archivos innecesarios haciendo clic en un botón o detectando cuándo su software antimalware ha fallado y restableciéndolo automáticamente.
[Leer también: 4 pasos para crear una estrategia de experiencia digital del empleado (DEX)]
Además, el equipo de TI puede saber cómo se sienten los empleados con respecto a estas intervenciones a través de funciones de análisis de sentimientos en el software DEX. Algunas herramientas hacen preguntas a los trabajadores en medio de una actividad; otras envían a los empleados encuestas posteriores a la corrección (se abre en una nueva pestaña) para determinar si las acciones tomadas por el empleado, TI o el centro de asistencia fueron efectivas. Los datos recopilados pueden utilizarse para mejorar la experiencia digital de los empleados (puede ofrecer capacitación o correcciones adicionales en el futuro) e informar al centro de asistencia sobre oportunidades perdidas, instancias en las que pueden mejorar con la tecnología y los servicios que proporcionan.
Su experiencia digital del empleado debe incluir menos interrupciones, más comunicación
La abrumadora variedad de herramientas de colaboración, acelerada por el aumento de trabajadores remotos, ha generado riesgos adicionales de ciberseguridad y, para los empleados, una nueva fuente de estrés.
Un estudio realizado a 2,000 colaboradores estadounidenses por el proveedor de plataforma de colaboración remota GoTo reveló que el 56 % utiliza tres o más herramientas para colaborar en el trabajo. Seis de cada 10 informan que tener que cambiar entre herramientas afecta su capacidad para realizar el trabajo.
Consolidar las herramientas utilizadas para la comunicación interna puede ayudar, dice James Brogan, director ejecutivo de PepTalk, una plataforma que permite a los equipos trabajar mejor juntos.
“La abundancia de herramientas de productividad, como era de esperar, ha llevado a una menor productividad”, señala. “Es una pesadilla cuando intenta recordar dónde vio ese documento que se compartió con usted: ¿era en Slack, un chat, correo electrónico o texto de Zoom?”
La verdadera clave para una colaboración efectiva es la comunicación, agrega Brogan. Los gerentes deben tener conversaciones continuas con sus empleados sobre su experiencia laboral, no solo trimestralmente o anualmente.
“Debe medir cuán energizadas, distraídas o agotadas se sienten las personas”, dice. “Preguntar a las personas cómo les está yendo cuatro veces al año ya no es suficiente. Debe preguntar de manera más regular y demostrar que la acción está sucediendo en función de su honestidad”.
Rol de la cultura corporativa en la experiencia digital del empleado
Existen otros pasos de sentido común que las empresas pueden tomar para reducir la carga para su gente. Acortar las reuniones, configurar indicaciones que recuerden a las personas que se tomen descansos y usar el bloqueo de tiempo para apartar horarios donde no se permitan distracciones puede ayudar, dice Jiménez de BetterUp.
Fomentar el bienestar de los empleados, como la adopción de aplicaciones de meditación, también puede aumentar la moral y la productividad de los empleados. Eso beneficia a la empresa y a su personal.
“Los empleados con el mejor bienestar tienen cinco veces más probabilidades de ser calificados como de alto rendimiento, tienen una productividad 25 por ciento mayor y un compromiso 34 por ciento mayor”, agrega Jiménez.
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En última instancia, el mayor cambio tiene que ser cultural. Las empresas deben reducir sus expectativas sobre lo que significa estar “en el trabajo” y adoptar las comunicaciones asincrónicas, dice Price. No pueden esperar que las personas estén encadenadas a sus computadoras las 12 horas del día ni responder inmediatamente a cada mensaje en Slack.
“Las empresas necesitan confiar más en su gente”, dice. “Si los empleados están cumpliendo con sus objetivos de rendimiento, crear un entorno en el que se les permita “desenchufarse” ayudará a aliviar el estrés y la distracción que la tecnología puede causar”.
