El inventario de software es un componente fundamental de la gestión de activos de TI (ITAM) , que realiza un seguimiento y gestiona de forma sistemática todas las aplicaciones de software de un entorno. Ofrece a las organizaciones una visibilidad completa de sus activos de software, incluida información detallada sobre cada título de software, como el nombre del programa, el número de versión, la fecha de instalación y la ubicación.
Muchos ya son conscientes de que el inventario de software les ayuda a conocer qué dispositivos hay en su entorno. Sin embargo, también desempeña un papel fundamental en otras estrategias organizativas. Entre ellas se incluyen la mejora de la seguridad mediante la identificación de riesgos derivados de software obsoleto o no autorizado, el seguimiento de la gestión de parches para garantizar la seguridad de las aplicaciones y la mejora de la gestión de costes.
Al comprender las complejidades del inventario de software, podrá aprovechar al máximo su funcionalidad para diseñar una estrategia eficaz de gestión de activos de TI, garantizando así que su organización funcione de forma fluida y segura.
En esta entrada, explicaremos los numerosos casos de uso de un inventario de software eficaz y mucho más, incluyendo qué diferencia al inventario de software de otras prácticas dentro de la categoría más amplia de la gestión de activos de TI (ITAM), analizando los componentes esenciales de un inventario de software, las ventajas que este puede aportar y, para concluir, una lista de características que debe buscar en una solución que permita una gestión eficaz de los activos de TI para las organizaciones modernas.
¿Es lo mismo la gestión del inventario de software que la gestión de activos de software?
A primera vista, la gestión del inventario de software y la gestión de activos de software podrían parecer lo mismo, pero cumplen dos funciones distintas dentro de una organización:
- La gestión del inventario de software consiste en catalogar todas las aplicaciones y licencias de software de una organización, lo que incluye el seguimiento de su uso, garantizar el cumplimiento normativo e identificar el software que no se utiliza para ahorrar costes.
- La gestión de activos de software es una práctica más amplia que abarca todo el ciclo de vida de los activos de software . Esto incluye la adquisición, la implementación, el mantenimiento, la utilización y la eliminación de aplicaciones de software, así como actividades como las auditorías de software, el cumplimiento de las licencias y la optimización, con el fin de garantizar un uso eficiente y un ahorro de costes.
Al igual que los sistemas de gestión de activos de TI e inventario de , estas prácticas no están reñidas entre sí, sino que, de hecho, son sinérgicas y complementarias a sus esfuerzos generales de gestión de software de .
¿Por qué? La gestión del inventario de software es un componente fundamental de la gestión de activos de software, ya que ofrece información detallada sobre el panorama de software de una organización y ayuda a realizar un seguimiento del uso, el cumplimiento normativo y el rendimiento del software, con el fin de garantizar que todos los activos de software estén contabilizados y optimizados.
La gestión de activos de software abarca una serie de actividades centradas en la gestión estratégica y la optimización de los activos de software a lo largo de todo su ciclo de vida. Por el contrario, la gestión del inventario de software se centra exclusivamente en el flujo de trabajo de inventario de activos de TI de y en las tareas de catalogación para el seguimiento del software dentro de una organización.
Ahora bien, quizá se esté preguntando: ¿no es precisamente la gestión del ciclo de vida la función para la que se ha diseñado el ITAM? Tiene razón al preguntarse en qué se diferencian estas prácticas de la gestión general de activos de TI, y la respuesta no le sorprenderá.
¿En qué se diferencia la gestión de inventario de software de la gestión de activos de TI (ITAM)?
Tanto la gestión de activos de software como la gestión de inventario se consideran subconjuntos de la gestión de activos de TI (ITAM). Aunque el ITAM realiza el seguimiento y la gestión de todo, desde aplicaciones SaaS y ordenadores portátiles hasta relojes inteligentes, está diseñado para centrarse en el ciclo de vida de todo tipo de activos de TI.
Lamentablemente, lo que el ITAM no suele hacer bien es permitir que los equipos se centren de forma más detallada en métricas cruciales, como el rendimiento en tiempo real o el estado de seguridad de los dispositivos finales de ; se limita a ofrecer una visión general que puede dar lugar a lagunas en la visibilidad.
Las prácticas centradas en el software, como el inventario de software y la gestión de activos de software, surgieron para subsanar estas carencias en materia de datos y seguridad, y tienen un alcance más limitado, ya que su único objetivo es proporcionar a las organizaciones la información que necesitan sobre su inventario de software y gestionar los activos de software de la organización.
[Véase también: ¿Qué es la gestión de activos de ciberseguridad (CSAM)?]
Así pues, aunque la gestión de activos de TI (ITAM) abarca el ámbito más amplio de la gestión de todos los activos de TI, incluidos el hardware y el software, la gestión del inventario de software y las prácticas relacionadas ayudan a las organizaciones a centrarse específicamente en el seguimiento, la gestión y la protección del software.
Esta especialización permite obtener una visión más detallada y tomar mejores decisiones en lo que respecta al uso del software, las licencias, el cumplimiento normativo y los riesgos.
Una vez comprendida la distinción entre la gestión de activos de TI (ITAM) y la gestión del inventario de software, es posible que se pregunte qué componentes deben incluirse en un inventario de software. Profundicemos en los detalles y veamos en qué consiste un inventario de software exhaustivo que garantice una gestión y optimización eficaces de sus activos de software.
¿Qué debe incluir un inventario de software?
Un inventario de software es como una lista maestra de todas las aplicaciones y licencias de software que forman parte de la infraestructura informática de una organización. Incluye todo tipo de datos, desde los nombres y versiones del software hasta las fechas de instalación, la información sobre las licencias y los detalles del servicio de asistencia del proveedor.
Entre los datos que ofrece un inventario de software se incluyen, por ejemplo:
- Sistemas operativos
- Solicitudes
- Plataformas en la nube con licencia a nombre de la empresa
- Software para dispositivos móviles, incluidos los sistemas operativos iOS y Android, así como las aplicaciones móviles
- Software que se ejecuta en dispositivos especiales, como los dispositivos del Internet de las cosas (IoT) y los sistemas de punto de venta (POS)
- Software que se ejecuta en equipos de fábrica, incluidos los dispositivos de tecnología operativa (OT)
Dado que los datos de inventario relacionados con el software se almacenan en una vista centralizada, las organizaciones pueden tomar decisiones fundamentadas sobre la implantación y el mantenimiento del software, garantizar más fácilmente el cumplimiento normativo y optimizar el uso del software al detectar oportunidades de ahorro de costes mediante la optimización de las licencias y la racionalización del software. Asimismo, pueden asegurarse de que su departamento de TI disponga de un inventario completo de los activos informáticos que requieren protección.
Ahora que ya sabe exactamente qué es (y qué no es) un inventario de software, veamos por qué las organizaciones necesitan estos inventarios.
Principales razones por las que es importante disponer de un inventario de software
No disponer de un inventario completo de software es como orientarse sin un mapa preciso. Las vulnerabilidades de seguridad se disparan a medida que el software desconocido y no gestionado se convierte en un caldo de cultivo para el malware. El cumplimiento normativo se convierte en una pesadilla, lo que da lugar a cuantiosas multas y sanciones. Los costes se disparan sin control debido a las licencias duplicadas y al software sin utilizar, lo que agota los recursos. Abundan las ineficiencias operativas, y los equipos de TI no son capaces de realizar un seguimiento de los activos ni de gestionar el inventario de forma eficaz.
Sin embargo, si bien la falta de un inventario de software adecuado puede socavar gravemente la seguridad, las finanzas y la eficiencia general de una organización, recurrir a múltiples componentes para obtener un inventario de software completo también puede dar lugar a silos de datos, incoherencias e ineficiencias.
Este enfoque fragmentado dificulta una visibilidad y un control exhaustivos del entorno informático, lo que complica la optimización de la gestión de activos y el cumplimiento normativo.
Al integrar estas iniciativas en una solución de inventario unificada, las organizaciones pueden optimizar los procesos, reducir las redundancias y alcanzar un mayor nivel de eficiencia y precisión, lo que se traduce en:
Mayor visibilidad
Uno de los principales retos es la imposibilidad de determinar con precisión qué dispositivos hay en la red y cuántos son en un momento dado. Esta falta de visibilidad puede dar lugar a que los activos vulnerables propaguen malware sin ser detectados durante meses, mientras las organizaciones se esfuerzan por comprender qué software está instalado en esos equipos y por evaluar su uso.
La falta de visibilidad sobre el uso del software también puede dificultar la toma de decisiones en todos los departamentos, lo que pone en peligro la eficiencia, la rentabilidad y la confianza de los clientes. Para las organizaciones que utilizan procesos manuales para realizar un seguimiento de su inventario de software, estas tareas requieren mucho tiempo, son redundantes y propensas a errores, lo que complica aún más la gestión de los activos de TI.
Mayor seguridad de los dispositivos
Además, a las organizaciones les puede resultar complicado garantizar que todos los dispositivos finales se gestionen y se protejan adecuadamente sin disponer de un inventario exhaustivo, lo que conlleva un aumento de los riesgos de vulnerabilidad y de las ineficiencias operativas. Sin embargo, este reto no es nuevo; la ciberseguridad ha seguido tradicionalmente los mismos principios de seguridad que la gestión de activos.
«: Hay un par de lecciones que se pueden extraer de la gestión de activos en lo que respecta a la historia y la evolución de la ciberseguridad». Cuando se intenta determinar con exactitud cuándo empezó a cobrar importancia la ciberseguridad, la mayoría de las personas señalarán un momento en torno a principios de la década de 90s... Antes de eso, la gestión de activos era la niña bonita del departamento de TI: éramos nosotros quienes controlábamos los gastos… Luego llegó la ciberseguridad, con todas sus amenazas… y la atención se desplazó… pero, en esencia, seguimos haciendo algunas de las mismas cosas. Estamos tratando de proteger los activos de la empresa, uno de los cuales es de carácter financiero —el gasto en hardware y software— y el otro, los datos y la privacidad —el ingrediente secreto de la organización—.1”Enterprise Security Weekly: Cómo es la gestión de activos (ITAM) más allá de la ciberseguridad
Históricamente, la gestión de activos de TI (ITAM) ha proporcionado la visibilidad necesaria para respaldar las iniciativas de ciberseguridad, incluso antes de que esta se convirtiera en una estrategia fundamental. En la actualidad, sigue desempeñando un papel fundamental en la protección de los activos informáticos. Las organizaciones pueden garantizar que todos los dispositivos finales se gestionen y protejan mediante un inventario de software exhaustivo, lo que contribuye a una infraestructura informática más resistente y eficiente.
Supervisión integral del cumplimiento normativo
Los departamentos de TI no pueden proteger lo que desconocen que tienen. Al realizar un seguimiento de todos los activos de software de una empresa, un sistema de gestión de inventario proporciona información fundamental sobre qué hay que proteger y qué vulnerabilidades podrían presentar los activos de software implementados, lo que deja a dichos activos expuestos a ciberataques.
El seguimiento de estos activos también contribuye al cumplimiento normativo, al garantizar que los activos de TI sean seguros y fiables, lo que ayuda a la empresa a cumplir con la normativa aplicable, como la normativa sobre protección de datos. Un sistema de gestión de inventario debe poder enviar notificaciones cuando los activos de software incumplan las políticas de seguridad o supongan riesgos normativos, como el acceso no autorizado de usuarios y otros indicios de posibles problemas de ciberseguridad.
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Sin una gestión eficaz del inventario, a las organizaciones también les puede resultar complicado mantener registros actualizados y precisos sobre el uso y las licencias de software. Esto podría dar lugar a fallos en las auditorías, posibles multas, otras sanciones por incumplimiento de la legislación y la normativa del sector, así como a gastos innecesarios derivados del pago de licencias de software no utilizadas o de aplicaciones duplicadas.
Mejora en la toma de decisiones
Disponer de un inventario exhaustivo de software es fundamental para mejorar la toma de decisiones en la organización. Un inventario detallado y actualizado ofrece una visión clara de todos los activos de software, incluyendo su uso, las licencias y el estado de cumplimiento normativo.
Esta visibilidad permite a las organizaciones tomar decisiones fundamentadas sobre la adquisición, la implantación y la retirada de software, garantizando que los recursos se asignen de manera eficiente y rentable. Por ejemplo, saber qué programas informáticos se utilizan menos de lo debido o se han instalado en exceso puede ayudar a optimizar los costes de las licencias y a evitar gastos innecesarios.
Al aprovechar datos precisos sobre el inventario de software, las organizaciones pueden optimizar su planificación estratégica, mejorar la eficiencia operativa y lograr mejores resultados empresariales.
Una vez comprendida claramente la importancia de disponer de un inventario de software, el siguiente paso consiste en encontrar una solución que le ayude a crearlo, mantenerlo y sacarle el máximo partido. En la siguiente sección, analizaremos en profundidad las principales características de una herramienta de inventario de software ideal.
Qué características debe buscar en una herramienta de inventario de software
Una solución eficaz de inventario de software ofrece un inventario completo, detallado y actualizado de todos los activos de software presentes en la red de una empresa, tanto si son utilizados por los empleados como si están integrados en las operaciones y los flujos de trabajo diarios.
La recopilación y el análisis de datos pueden resultar abrumadores, pero en la mayoría de las organizaciones, la automatización, la integración y las sofisticadas herramientas de análisis integradas pueden simplificar el proceso de creación y mantenimiento de un inventario de software en tiempo real que permita tomar medidas concretas.
A continuación se enumeran las características importantes que debe buscar en un software de gestión de inventario para lograrlo:
Actualizaciones escalables y automatizadas de la detección y el inventario
Es posible que las empresas muy pequeñas puedan realizar un inventario de su software simplemente recorriendo la oficina, pero las empresas medianas y grandes no pueden limitarse a recorrer los pasillos, las oficinas y las salas de reuniones con lectores de códigos de barras para escanear el hardware, ni a utilizar archivos CSV u otras hojas de cálculo para catalogar manualmente todo el hardware y el software de la organización.
La única solución práctica para las organizaciones que cuentan con entre cientos y millones de activos de TI es un sistema de control de inventario capaz de escanear automáticamente la red para detectar los dispositivos finales y todo el software instalado. Esto permite ahorrar un tiempo muy valioso y garantiza que los equipos de TI dispongan de un registro centralizado de lo que realmente hay en la red, y no solo de lo que se ha aprobado y adquirido oficialmente, tanto si se encuentra en las propias instalaciones como si está ubicado de forma remota.
Disponer de datos precisos y en tiempo real sobre el inventario es esencial, ya que respalda otras iniciativas fundamentales, como la seguridad y el cumplimiento normativo. Además, constituye un elemento clave para identificar y subsanar rápidamente las vulnerabilidades de seguridad.
«Cada vez que se pone en marcha una iniciativa a nivel de toda la empresa para crear un único sistema de registro… normalmente, la fase en la que se encuentran es... Nos esforzamos mucho en ello y, al final, todo ese esfuerzo que dedicamos queda obsoleto. No se está actualizando automáticamente. En lo que respecta a la ciberseguridad, los casos de uso son bastante claros: si se trata de un caso de prevención de amenazas, nuestro objetivo es evitar que se aproveche alguna vulnerabilidad. El ejemplo de Equifax es muy ilustrativo, ya que se trata de un fallo en la gestión de activos.1”Enterprise Security Weekly: Cómo es la gestión de activos (ITAM) más allá de la ciberseguridad
Datos precisos sobre los dispositivos, basados en información en tiempo real
La detección automática contribuye a otra característica importante del software de seguimiento de inventario: datos precisos y en tiempo real.
La configuración de software de cualquier dispositivo terminal puede cambiar en un instante.
Cuando un usuario instala una nueva aplicación, actualiza un sistema operativo o elimina una utilidad que no ha utilizado en un año, en ese momento cambia el inventario de software del terminal de ese usuario —así como el perfil de riesgo del terminal en todos los aspectos, desde la seguridad de los datos hasta la gestión del cumplimiento normativo de la ley « » ()—.
La recopilación continua de datos en tiempo real es la única forma de mantenerse al día de los innumerables cambios que se producen a diario en los dispositivos finales de las redes corporativas. La recopilación de datos debe abarcar no solo el software instalado por el departamento de TI y las descargas de software puntuales, sino también la actividad relacionada con el software SaaS y los proveedores de servicios en la nube pública.
Informes de inventario personalizables
La generación de informes de inventario personalizables es una característica clave de una solución de software de gestión de inventario, ya que permite a los departamentos de TI adaptar los informes para satisfacer las necesidades empresariales específicas de las distintas partes interesadas. Esta flexibilidad garantiza que la información adecuada se presente en el formato más eficaz, ya se trate de datos técnicos detallados para ingenieros informáticos o de resúmenes generales para directivos. Los informes personalizables pueden poner de relieve tendencias, identificar posibles problemas y ofrecer información útil que ayude a las organizaciones a tomar decisiones fundamentadas sobre la adquisición y el uso de software.
Al habilitar la generación de informes específicos, las organizaciones pueden garantizar que las inversiones en software se ajusten a los objetivos empresariales, optimizar la gestión de licencias y mantener el cumplimiento de los acuerdos de licencia. Este nivel de personalización no solo mejora la transparencia y la rendición de cuentas, sino que también favorece una gestión proactiva de los activos de software, lo que, en última instancia, contribuye a la eficiencia general y al éxito de la organización.
Permite aplicar medidas correctoras concretas
La recopilación de datos es esencial, pero no lo es todo en la gestión de inventarios de software: es necesario poder clasificar los datos del inventario y hacer que resulten útiles.
Elegir una plataforma de inventario que ofrezca medidas correctivas prácticas significa que la solución no solo identifica los problemas, sino que también proporciona pasos concretos para resolverlos. Este enfoque proactivo puede reducir considerablemente el tiempo de inactividad y mejorar la eficiencia general de las tecnologías de la información.
Por ejemplo, cuando la solución de inventario detecta un problema de cumplimiento normativo relacionado con el software, puede crear automáticamente un plan de corrección que implique desinstalar el software que incumpla la normativa, actualizar las licencias o reasignar recursos. Esto no solo ahorra tiempo al personal de TI, sino que también garantiza el cumplimiento normativo sin necesidad de intervención manual.
Contar con una solución que facilite la aplicación de medidas correctivas también mejora la colaboración entre departamentos. Los equipos de TI pueden compartir los planes de corrección con las partes interesadas pertinentes, garantizando así que todos estén en sintonía y adopten medidas de inmediato. Este enfoque colaborativo fomenta una cultura de responsabilidad y mejora continua.
Unifica la información sobre los dispositivos en todos los sistemas críticos
A la hora de seleccionar una solución de inventario de software informático, es fundamental buscar una que ofrezca integraciones sólidas con otras aplicaciones de gestión informática y empresariales. Estas integraciones garantizan que el sistema de seguimiento de existencias pueda proporcionar información a otros sistemas, facilitándoles todos los datos y el contexto necesarios, lo que hace que la información sobre las existencias resulte más útil y se pueda aprovechar mejor.
Por ejemplo, las integraciones con aplicaciones de gestión de TI pueden proporcionar información esencial sobre los activos de TI, como los ordenadores portátiles, a otros equipos de TI, como los servicios de asistencia técnica. Esto les permite utilizar registros de inventario precisos y actualizados a la hora de resolver problemas y analizar posibles riesgos de seguridad.
Al optar por una solución de inventario de software informático con sólidas capacidades de integración, las organizaciones pueden mejorar su eficiencia general, mantener el cumplimiento normativo y garantizar que sus activos informáticos se gestionen de forma eficaz en toda la organización.
[Lea también: ¿En qué consiste la gestión del inventario informático?]
Sea cual sea la solución que elija, un inventario de software bien definido es mucho más que una simple lista de aplicaciones y licencias; constituye la piedra angular del éxito de cualquier organización moderna.
Las organizaciones pueden garantizar una gestión eficaz y la optimización de sus activos de software mediante el mantenimiento de un inventario de software preciso y exhaustivo que no solo contribuye a reducir los costes y a evitar problemas de cumplimiento normativo, sino que también les permite tomar decisiones fundamentadas, impulsar la innovación y mantenerse a la vanguardia en un entorno competitivo.
Un inventario de software sólido es un componente fundamental de su estrategia de TI, ya que allana el camino hacia una organización más eficiente, ágil y preparada para el futuro, capaz de aprovechar el poder de los inventarios de software precisos para liberar todo el potencial de sus activos de TI.
Tanium Asset Discovery & Inventory, un componente fundamental de la plataforma Tanium, ofrece una solución integral para la gestión de inventarios de software. Elimina la necesidad de utilizar múltiples herramientas de gestión de detección y de realizar escaneos sin conexión, lo que permite a los equipos de TI, seguridad y operaciones identificar rápidamente todos los terminales en tan solo unos minutos, incluidos los que se encuentran en subredes remotas y contenedores.
La plataforma crea un inventario en tiempo real que detecta y clasifica continuamente nuevos activos de software, ofreciendo una lista completa de programas por producto o proveedor. Además, ayuda a identificar el software no autorizado o infrautilizado, lo que facilita una gestión eficaz de las licencias.
Además, Tanium incluye funciones de generación de informes listas para usar que proporcionan estadísticas de uso claras y se integran con herramientas como (ServiceNow), y (Microsoft Intune), , para ofrecer datos actualizados y precisos sobre los activos. Esto permite a las organizaciones tomar decisiones fundamentadas basadas en información actualizada, en lugar de datos obsoletos, lo que mejora la eficiencia, reduce los costes y refuerza la seguridad y el cumplimiento normativo.
Gracias a las recientes mejoras introducidas en nuestra plataforma a través de y Tanium Autonomous Endpoint Management (AEM), las organizaciones obtienen una eficiencia y un control aún mayores gracias a las funciones avanzadas de gestión de terminales, que permiten una integración y una automatización fluidas en todo su entorno de TI, lo que se traduce en tiempos de respuesta más rápidos, una mayor seguridad y un flujo de trabajo más optimizado.
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