La gestión de inventario de TI es un enfoque integral para la gestión de activos que ayuda a las organizaciones a mantener una alta eficiencia operativa y minimizar los riesgos comunes, como la falta de visibilidad, los problemas de seguridad y las violaciones de incumplimiento normativo. La gestión de un inventario incluye el seguimiento y la optimización de los activos de TI de una organización a lo largo de su ciclo de vida, incluidos hardware, licencias de software, aplicaciones y otros productos.
Administrar su inventario de activos de TI es como tener una caja de herramientas bien organizada donde pueda encontrar y administrar rápidamente todos sus activos de TI en un solo lugar central. Imagínese abrir esta caja de herramientas y ver instantáneamente dónde puede evitar gastos innecesarios, como licencias de software subutilizadas, o identificar qué activos necesitan mantenimiento y actualizaciones para evitar proactivamente problemas de seguridad y el cumplimiento de los estándares y marcos de ciberseguridad necesarios.
Dado que esta caja de herramientas proporciona un inventario preciso de un vistazo, puede eliminar fácilmente cualquier activo desactualizado de toda su organización, con la confianza de que la acción será exitosa la primera vez. Además, puede compartir sin esfuerzo esta vista central de la caja de herramientas con otros, lo que agiliza las operaciones y fomenta un entorno de trabajo más colaborativo y eficiente que mantenga todo funcionando sin problemas.
Una estrategia efectiva de gestión de inventario garantiza que cada herramienta y recurso se contabilice, mantenga y utilice al máximo de su potencial.
Sin embargo, no se trata solo de administrar activos, sino que está empoderando a su equipo para que trabaje de manera más inteligente y logre más.
En esta publicación, exploraremos todo lo que necesita saber sobre la gestión de inventario de TI, incluidas las distinciones clave entre la gestión de inventario y la gestión de activos de TI (ITAM), desglosando cómo cada una contribuye a la eficiencia operativa. Luego, analizaremos los dos enfoques principales para crear un inventario de TI: manual frente a automatizado.
También revisaremos las mejores prácticas para una gestión efectiva del inventario de TI y examinaremos el rol del inventario de TI en el cumplimiento normativo, la licencia de software y la gestión de riesgos de ciberseguridad.
Finalmente, analizaremos cómo las soluciones modernas de gestión de inventario pueden optimizar sus procesos de inventario de TI, ayudando a su organización a mantener una postura proactiva y ser más resilientes a los entornos de TI en expansión continua, las actualizaciones de cumplimiento y las crecientes amenazas cibernéticas.
¿Hay alguna diferencia entre el inventario de TI y la gestión de activos?
Aunque el inventario de TI y la gestión de activos están estrechamente relacionados y a menudo se superponen en la práctica, son distintos. ¿Por qué?
La gestión del inventario de TI se centra en identificar todos los activos de TI de su organización y crear y mantener un registro detallado de todo el ciclo de vida de cada activo. Los activos cubren una amplia gama de elementos, incluido hardware como estaciones de trabajo, dispositivos móviles, dispositivos de red y servidores. También abarcan software como ERP y sistemas de emisión de boletos, así como intangibles como licencias, patentes y algoritmos patentados. Además, hay otros recursos que pueden considerarse activos de TI.
Su inventario de activos de TI preciso y actualizado debe incluir los niveles de inventario actuales, el tipo de activo, la funcionalidad, el número de serie y las ubicaciones. El objetivo es recopilar y mantener información precisa de activos crucial para la asignación eficiente de recursos, la planificación e inversión financieras y la gestión de riesgos.
La gestión de activos de TI, o ITAM, es una disciplina más amplia que cubre la gestión del ciclo de vida de los activos de TI , desde la adquisición hasta la eliminación. ITAM también incluye identificar, rastrear e inventariar sus activos y gestionar su uso, mantenimiento, optimización y retiro. Con ITAM, el objetivo es aumentar el valor y el rendimiento de los activos de TI, asegurando que se utilicen de manera eficiente y efectiva mientras se gestiona el cumplimiento, los riesgos y los costos.
[Leer también: Cumplimiento frente a gestión de riesgos – Definición y diferencias]
En el nivel más alto, la gestión de inventario de TI se preocupa principalmente por mantener un registro preciso de los activos de TI. Un sistema de gestión de activos de TI adopta un enfoque más integral, maximizando el valor y la eficiencia a lo largo del ciclo de vida de los activos.
Comprender la diferencia entre el inventario de TI y la gestión de activos es el primer paso para optimizar los activos.
La gestión de inventario de TI proporciona visibilidad de los activos, mientras que ITAM garantiza su valor a largo plazo. Pero comprender estas diferencias es solo el comienzo: su organización ahora debe implementar una estrategia efectiva para mantener un inventario preciso.
A continuación, exploraremos métodos comunes para crear un inventario de TI, comparando enfoques manuales y automatizados para ayudarle a decidir cuál es el mejor para su organización.
Cómo crear un inventario de TI
Existen algunos métodos para crear un inventario de TI. Exploremos estos enfoques en detalle, destacando sus ventajas y posibles desventajas:
- Cree manualmente el inventario: Con el enfoque manual, su equipo debe catalogar físicamente los detalles de cada activo. Este método de recuento de frijoles es un campo minado: Los inventarios de hojas de cálculo consumen mucho tiempo para crear y son difíciles de proteger, y una sola pulsación de teclas extraviada puede causar estragos en la capacidad de toma de decisiones de su organización.
Si bien la creación manual de su inventario de TI puede ofrecer flexibilidad y personalización para satisfacer necesidades específicas de la organización, este método requiere una atención meticulosa al detalle y procesos rigurosos para garantizar la precisión.
Si bien puede ser eficaz para pequeñas empresas, es menos ideal a medida que aumenta el tamaño y la complejidad de su organización. - Utilice una herramienta de inventario de TI diseñada específicamente: Una herramienta de gestión de inventario de TI diseñada específicamente ayuda a las organizaciones a hacer un seguimiento preciso de sus activos de TI al proporcionar una vista de hardware, software y componentes de red, lo que facilita la gestión de activos, el mantenimiento de horarios y garantiza el cumplimiento.
Sin embargo, estas herramientas generalmente no están diseñadas para proporcionar visibilidad de activos en tiempo real, lo que significa que la información del dispositivo que recibe a menudo ya está desactualizada. Por ejemplo, si un activo de hardware se desconecta o requiere mantenimiento urgente, una herramienta de inventario que no proporcione actualizaciones en tiempo real podría no alertarlo a tiempo, lo que resulta en tiempo de inactividad prolongado y pérdida de productividad.
Además, usar este tipo de herramienta de manera aislada puede crear silos dentro de su organización. Es posible que la información crítica no se comparta entre departamentos, lo que conduce a ineficiencias y errores de comunicación.
Si bien una herramienta especializada aún puede ofrecer beneficios, es importante asegurarse de que funcione sin problemas con otros sistemas para evitar estos obstáculos.
- Software de gestión de activos de TI: El software de ITAM es una herramienta poderosa para gestionar el inventario de TI de una organización y puede proporcionar información sobre su ciclo de vida, uso y cumplimiento, lo que puede conducir a una mejor toma de decisiones, ahorros de costos y eficiencia mejorada.
Existen algunas desventajas al utilizar el software de ITAM para gestionar un inventario de TI. Un problema importante es que puede ser complejo implementar, mantener e integrarse con otros sistemas comerciales clave necesarios para ampliar la funcionalidad y la capacidad de acción.
Por ejemplo, integrar el software de ITAM con sistemas existentes como la gestión de servicios de TI (ITSM) y los procesos puede ser difícil, lo que requiere tiempo y recursos significativos. Además, si no se gestiona correctamente, el software ITAM puede convertirse en solo otra herramienta aislada, lo que conduce a datos fragmentados y oportunidades de optimización perdidas.
[Lea también: ¿Necesito una solución de inventario o gestión de activos de TI? Comparación lado a lado] Otro problema significativo que debe considerarse es que el software ITAM generalmente no respalda los esfuerzos de corrección o seguridad. Aunque ITAM puede decirle qué activos tiene y su estado, a menudo carece de la capacidad de tomar medidas correctivas cuando se identifican problemas. Por ejemplo, si se detecta una vulnerabilidad de seguridad del software, es posible que una solución ITAM no pueda aplicar parches o actualizaciones para solucionar el problema automáticamente. Esto significa que los equipos de TI aún necesitan confiar en otras herramientas y procesos manuales para abordar las inquietudes de seguridad.
Por lo tanto, si bien el software ITAM puede ser valioso para la gestión de inventario, es importante complementarlo con otras herramientas que respalden los esfuerzos de corrección y seguridad para garantizar una infraestructura de TI sólida. - Automatice la gestión de inventario con una solución integral de endpoint: Las plataformas de gestión de endpoint de próxima generación están liderando la revolución en torno a la integración de la IA y la automatización para mejorar la creación y el mantenimiento de inventarios de activos de TI mientras abordan la necesidad más amplia de abordar problemas relacionados como la ciberseguridad, todo en una solución.
Estas soluciones son una excelente opción para las organizaciones que buscan optimizar la totalidad de sus procesos de gestión de activos y son populares porque integran datos de endpoint en tiempo real para mejorar la visibilidad, el control y la capacidad de respuesta, lo que permite a los equipos de TI identificar y abordar posibles problemas antes de que empeoren.
Las soluciones de software automatizadas ofrecen una manera más eficiente y confiable de crear y mantener un inventario de TI. Al automatizar la recopilación de datos, el seguimiento de activos y los informes, su organización reduce el riesgo de errores, ahorra tiempo y garantiza que su inventario esté siempre actualizado.
Cualquiera sea el método de creación de inventario que elija, una gestión efectiva del inventario de TI es crucial para mantener un entorno de TI seguro y bien organizado. En la siguiente sección, describiremos las mejores prácticas que puede usar hoy para garantizar que sus activos de TI se rastreen, monitoreen y gestionen con precisión a lo largo de su ciclo de vida.
Mejores prácticas para gestionar eficazmente el inventario de TI
Para gestionar eficazmente el inventario de TI, su equipo debe adoptar un enfoque proactivo que garantice que los activos se rastreen, mantengan y optimicen continuamente durante todo su ciclo de vida.
Estas son algunas de las mejores prácticas más importantes que debe tener en cuenta para una gestión efectiva del inventario de TI, incluidas las ventajas y desventajas de usar métodos manuales y/o automatizados para lograr cada una.
Asignar responsabilidad
Asignar responsabilidad en el proceso de gestión de inventario de TI garantiza la responsabilidad y la supervisión adecuada de los activos necesarios para mantener registros precisos al garantizar que cada activo sea administrado y mantenido por una parte interesada específica, ya sea una persona, un equipo o una solución.
| El enfoque manual Asignar manualmente responsabilidades de gestión de inventario de TI requiere identificar al propietario de activo correcto, documentar asignaciones y actualizar regularmente el inventario. Este proceso requiere mucho trabajo, es propenso a errores y exige comunicación y mantenimiento constantes. | frente a | Enfoque automatizado Piense en la automatización como la parte interesada responsable de gestionar el inventario de TI. Los sistemas de gestión de inventario que utilizan automatización pueden reducir o eliminar la necesidad de intervención manual y actualizaciones. |
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Con la automatización, la parte interesada que tradicionalmente habría sido responsable puede decidir su nivel de participación en los flujos de trabajo de toma de decisiones. Pueden elegir participar tanto como deseen o adoptar un enfoque completamente práctico configurando tantas acciones autónomas como se sientan cómodos.
Los casos de uso comunes para la IA en la gestión de inventario incluyen el envío de notificaciones o la activación de acciones correctivas, como la cuarentena o la aplicación de parches a dispositivos comprometidos, cuando se identifican ciertos problemas de seguridad.
Monitorear continuamente los datos de inventario
Para detectar rápidamente cambios no autorizados, vulnerabilidades de seguridad y problemas de cumplimiento, los inventarios de TI deben estar actualizados para garantizar que los datos del dispositivo sean procesables.
| Enfoque manual El monitoreo manual de inventarios es ineficiente y consume mucho tiempo. Las demoras en las actualizaciones conducen a información desactualizada y mayores riesgos de supervisión. Sin datos en tiempo real, las brechas de seguridad pueden pasar desapercibidas hasta que sea demasiado tarde. | frente a | Enfoque automatizado Las herramientas de monitoreo automatizado que actualizan continuamente la información del dispositivo pueden proporcionar alertas, informes y análisis instantáneos, lo que permite la resolución proactiva de problemas antes de que los problemas se intensifiquen. |
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[Leer también: Cómo la IA mejora la detección de anomalías y alivia la fatiga de alerta]
Etiquetar y documentar activos
Etiquetar claramente todos los activos de TI con identificadores únicos y mantener documentación detallada durante todo el ciclo de vida de cada activo, desde la adquisición hasta la eliminación, incluidas las fechas de compra, los registros de mantenimiento y reparación, la información de garantía y los usuarios asignados, garantiza un seguimiento y una gestión precisos de los activos.
| Enfoque manual Las hojas de cálculo que rastrean el inventario pueden volverse rápidamente desactualizadas y difíciles de gestionar. Etiquetar y documentar manualmente los activos a menudo introduce errores humanos, errores tipográficos, omisiones y entradas incorrectas, lo que resulta en datos de inventario incompletos e inexactos. | frente a | Enfoque automatizado La automatización reduce el error humano en el etiquetado y la documentación de activos al eliminar el ingreso manual de datos. El resultado son datos de inventario precisos y actualizados a los que se puede acceder inmediatamente para auditorías de informes y cumplimiento. |
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Cuando la información de los activos no es actual o correcta, se vuelve difícil identificar y abordar las vulnerabilidades de seguridad de inmediato. Esto aumenta el riesgo de acceso no autorizado o uso indebido de los activos, lo que compromete la efectividad de la gestión de inventario de TI y aumenta los riesgos de seguridad. La automatización es clave para garantizar actualizaciones en tiempo real, reducir errores humanos y proporcionar alertas y análisis instantáneos, que permiten la resolución proactiva de problemas y mejoran la seguridad general.
[Escuche nuestro podcast gratuito: necesitamos ser proactivos sobre la gestión de vulnerabilidades]
Monitorear problemas de cumplimiento
La gestión efectiva del inventario de TI es crucial para mantener el cumplimiento de las reglamentaciones de licencias de software y otros estándares de la industria. Al monitorear regularmente los problemas de cumplimiento, las organizaciones pueden garantizar que todos los activos de software y hardware se contabilicen y tengan la licencia adecuada, identificar discrepancias o uso no autorizado para que puedan abordarse de inmediato y, más fácilmente, seguir cumpliendo con las reglamentaciones en evolución. Este enfoque proactivo protege a la organización de multas y mejora la seguridad general y la eficiencia operativa.
| Enfoque manual Mantener el ritmo de los requisitos de cumplimiento manualmente es una carga continua. Los estándares de seguridad y privacidad de los datos evolucionan continuamente, lo que requiere que las organizaciones verifiquen constantemente las actualizaciones en todas las reglamentaciones aplicables. | frente a | Enfoque automatizado La automatización puede acelerar los procesos de cumplimiento a través del monitoreo en tiempo real que detecta y expone problemas potenciales rápidamente, lo que ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento continuo y reducir la exposición a hallazgos de auditoría y sanciones por incumplimiento. |
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El seguimiento manual de posibles problemas de cumplimiento a menudo carece de eficiencia y confiabilidad. ¿Por qué? El gran volumen de datos y los requisitos complejos pueden hacer que sea difícil mantenerse al día, lo que aumenta el riesgo de incumplimiento y posibles sanciones.
Al aplicar constantemente las políticas de cumplimiento y minimizar el error humano, la automatización de la gestión de inventario conduce a una estrategia de cumplimiento más eficiente y confiable, lo que en última instancia mejora la postura de seguridad de la organización, mejora la eficiencia operativa y reduce la carga del seguimiento y la actualización manuales para permitir que los equipos se enfoquen en actividades más estratégicas.
Auditar regularmente el inventario
Realice auditorías frecuentes para verificar la precisión del inventario, evaluar las condiciones del dispositivo e identificar activos subutilizados u obsoletos. Esto mejora la asignación de recursos, ahorra costos, garantiza el cumplimiento de los acuerdos de licencia y los requisitos normativos, y reduce el riesgo de sanciones legales y financieras.
| Enfoque manual Las auditorías manuales requieren tamizar grandes cantidades de datos, lo que aumenta la probabilidad de error y supervisión humanos. Debido a que los datos se verifican periódicamente en lugar de monitorearse continuamente, los hallazgos de la auditoría pueden volverse rápidamente desactualizados. | frente a | Enfoque automatizado Las auditorías automatizadas ayudan a garantizar que los activos estén etiquetados y documentados de manera única, lo que proporciona una visibilidad clara del estado del dispositivo para respaldar la gestión del ciclo de vida de los activos. El monitoreo continuo también puede revelar activos subutilizados u obsoletos, creando oportunidades para la optimización de costos. |
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Las organizaciones pueden enfrentar mayores riesgos de seguridad, ineficiencias y posible incumplimiento de los requisitos normativos cuando no pueden identificar y abordar rápidamente las discrepancias. Sin embargo, al usar la automatización, las organizaciones pueden verificar fácilmente el cumplimiento de las licencias de software y los requisitos normativos. También ayuda a verificar que los controles y las políticas de acceso de seguridad previstos estén implementados. Esto no solo optimiza el proceso de auditoría, sino que también mejora la eficiencia y la seguridad generales.
Manténgase al tanto de los parches del dispositivo
Aplique los últimos parches de seguridad y actualizaciones de software a todos los activos de TI tan pronto como estén disponibles para minimizar la exposición a vulnerabilidades. La aplicación regular de parches aborda las fallas de seguridad conocidas, lo que reduce el riesgo de ciberataques y filtraciones de datos. También ayuda a mantener la estabilidad y el rendimiento del sistema al corregir errores y mejorar la compatibilidad con otro software.
Al mantenerse al tanto de los parches, las organizaciones pueden proteger su infraestructura de TI de posibles amenazas y garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones de la industria.
| Enfoque manual El seguimiento manual de activos y las actualizaciones requieren mucho trabajo y pueden provocar la omisión de parches críticos. Las brechas en el parcheo pueden conducir al incumplimiento de las reglamentaciones de la industria, exponiendo a las organizaciones a sanciones y multas legales. | frente a | Enfoque automatizado Las soluciones automatizadas pueden simplificar la implementación de actualizaciones y parches, reducir la necesidad de intervenciones manuales y hacer que la ciberhigiene consistente sea más fácil de mantener a escala. |
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Las vulnerabilidades de software sin parches son objetivos principales para los ciberdelincuentes que pueden explotar las debilidades conocidas para obtener acceso no autorizado, ejecutar código malicioso o robar datos confidenciales.
La automatización garantiza que los parches se apliquen de manera consistente y rápida en todos los sistemas, minimizando el riesgo de vulnerabilidades explotadas. También libera al personal de TI para que se enfoque en tareas más estratégicas, mejorando la productividad y eficiencia generales. Al mantener parches actualizados mediante la automatización, las organizaciones pueden mejorar su postura de seguridad y garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones de la industria utilizando los mismos esfuerzos.
[Leer también: ¿Qué es la gestión de parches?]
Aunque seguir estas mejores prácticas sienta las bases, puede ver por qué las organizaciones necesitan ir más allá de lo que los esfuerzos manuales pueden ayudarles a lograr para gestionar eficazmente sus inventarios de TI y destacarse en el entorno acelerado actual.
Revisemos las capacidades que ofrece el software moderno de gestión de inventario de TI que lo convierten en una herramienta indispensable para una gestión de inventario eficiente y precisa.
Cómo ayuda el software de gestión de inventario de TI
Quedaron atrás los días de seguimiento manual del inventario y uso de herramientas de solución puntual para entender lo que sucede en un entorno de TI. En cambio, las organizaciones deben ampliar el alcance de lo que tradicionalmente se entiende como gestión de inventario al tratar los activos de TI no solo como dispositivos que se deben tener en cuenta, sino como joyas de corona que afectan la productividad de los empleados, los esfuerzos exitosos de ciberseguridad y los objetivos generales.
[Leer también: ¿Qué es la gestión de activos de ciberseguridad (CSAM)?]
Las nuevas soluciones de gestión de inventario de TI están redefiniendo lo que significa mejorar la visibilidad, la seguridad y la eficiencia al integrar datos en tiempo real y automatizar procesos críticos para agilizar no solo la gestión de su inventario, sino también informar las operaciones comerciales generales.
Las características clave que se esperan del software de gestión de inventario de TI de próxima generación incluyen:
- Descubrimiento avanzado de activos: Escanee todo su entorno en minutos y cree un inventario completo de todos los activos, incluidos los activos que las herramientas tradicionales a menudo pierden. Detecte automáticamente activos desconocidos y llévelos a su inventario y bajo su gestión (incluso puede registrar el último estado conocido de los activos fuera de línea).
- Integración de datos en tiempo real: sincronice continuamente los datos de activos desde los puntos finales, garantizando un inventario actualizado y minimizando las discrepancias. Complete fácilmente sus herramientas de terceros (CMDB, SIEM, ITSM y centros de asistencia) con datos de activos precisos y completos para informes consistentes, mejor colaboración y toma de decisiones informadas. Ahora, sus equipos de seguridad, operaciones comerciales, riesgo, adquisiciones, finanzas y liderazgo tienen una única fuente de verdad.
- Centralice la gestión y reduzca los costos: consolide el seguimiento de inventario, optimice los flujos de trabajo y reduzca la complejidad de gestionar herramientas y fuentes de datos dispares. Identifique la infraestructura de TI redundante y las licencias de software no utilizadas o subutilizadas que pueden recuperarse o redistribuirse.
- Informes personalizables: Genere perspectivas detalladas e informes de cumplimiento, simplificando el cumplimiento normativo y las auditorías de licencias de software.
- API listas para usar para herramientas populares: intégrelas sin problemas con muchas soluciones populares, incluidos Microsoft Intune y ServiceNow, para proporcionar a su organización datos en tiempo real y una mejor gestión de endpoint y flujos de trabajo de ITSM.
- Escalabilidad: ya no hay hojas de cálculo desactualizadas y con errores ni fuentes de datos combinadas en un intento por mantenerse al día con la creciente cantidad de activos. Obtenga una herramienta de gestión de inventario en tiempo real que descubre y categoriza continuamente nuevos activos y se adapta a medida que sus entornos de TI se expanden y se vuelven más complejos.
- Interfaz fácil de usar: las organizaciones necesitan un tablero de control intuitivo y fácil de usar donde cualquier parte interesada de cualquier departamento pueda ver y administrar activos con mínima formación y máxima eficacia.
Nadie discute en contra del hecho de que la gestión del inventario de TI es un componente crítico de la estrategia de TI de ninguna organización. Todo se reduce a lo que las organizaciones toman para lograr una gestión de inventario efectiva: un recorrido manual donde los equipos están atascados por procesos tediosos y propensos a errores o un enfoque optimizado donde el software de gestión de inventario de TI adecuado hace el trabajo pesado.
Imagine la diferencia entre buscar constantemente dispositivos y tener visibilidad en tiempo real de cada activo al alcance de su mano. La elección es clara: adoptar esta nueva evolución de la gestión de inventario de TI no se trata solo de controlar los activos, sino de usar la solución correcta que proporciona a las organizaciones una caja de herramientas integral que ahorra tiempo y recursos, lo que permite a los equipos operar lo mejor posible.
La plataforma Tanium es una solución de gestión de endpoint todo en uno, dinámica, adaptativa y altamente escalable que ofrece la visibilidad, automatización e integración esenciales para que su organización se mantenga al día con los retos modernos de TI.
Un componente central de nuestra plataforma es Tanium Asset Discovery & Inventory, que proporciona a las organizaciones un control integral sobre los activos de TI que reduce los riesgos y optimiza las operaciones, lo que permite a sus equipos enfocarse en lo que realmente importa: impulsar la innovación y el crecimiento.
Además, con la evolución de nuestra plataforma, Tanium Autonomous Endpoint Management (AEM) amplía y mejora aún más la capacidad al ayudar a automatizar incluso las tareas más complejas utilizando la IA y la capacidad de aprendizaje automático, maximizando la productividad y conservando los recursos, al tiempo que ayuda a garantizar que su entorno de TI permanezca seguro y cumpla con las normas.
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